Проверки от инспекция по труда

Описание

Как да се подготвя за проверка от Инспекцията по труда?

Спазване и контролът на трудово-правните отношения между работодателите и работниците се осъществява от Главна Инспекция по труда, както и териториалните и подразделения. При проверка от тяхна страна по закон работодателите и служителите са длъжни да оказват съдействие, в противен случай подлежат на административно-наказателна отговорност.

Представителите на Инспекцията по труда могат да:

• разпитват сами или в присъствието на свидетели ( служители / работници ) за всичко, свързано с прилагането на законовите разпоредби;
• запознават се с всички документи относно условията на труда, чието поддържане е вменено от законодателството както и да правят копия от тези документи;
• изискват обявяването на съобщения, чието поставяне на видно място е предвидено от законовите разпоредби;
• вземат и отнасят за изследване мостри от използвани или обработени материали или вещества, но само след като уведомят работодателя или негов представител.

Документи, които всеки работодател трябва да притежава свързани с трудово-правните отношения:

• Договор със служба по трудова медицина. Договорът трябва да се подновява ежегодно или да се удължава с анекс. При договаряне със службата по трудова медицина ви изготвя следните документи:
• Оценка на риска по работни места и длъжности – измервания на осветеност, измервания на запрашеност, работа с вредни вещества, измервания на импеданса, измервания на заземлението, измервания на микроклимата, измервания на шум в работната среда и определяне на изложените на риск лица. Предоставят се протоколи от измервания, извършени от лицензирани лаборатории;
• Програма за намаляване или отстраняване на риска като следствие от оценката на риска;
• Разработен физиологичен режим на труд и почивка.
• Предложен списък на лични предпазни средства и работно облекло съгласно оценката на риска.
• Обучение на служител, който ще провежда началният инструктаж на новопостъпилите работници както и другите регламентирани инструктажи съгласно издадена заповед от работодателя. На обученото лице се издава удостоверение с валидност една година;
• Правилник за вътрешния трудов ред – както цялостен документ така и корекция само в частта където се регламентира режима на достъп до предприятието и поведението на работещите;
• Правила за действия на работещите при пожар, бедствия и аварии;
  Инструкции за безопасност при работа с машини или съоръжения, ползвани от работниците в трудовата им дейност;
• Подготовка на персонала за безопасна работа чрез съвместно разработване на видовете инструктажи и програмите, които те обхващат;
• Разработване на физиологичен режим на труд и почивка за работниците;
• Списък за полагащото се работно облекло и лични предпазни средства по професии и срокове за износване;
• Декларация по чл.15 от ЗБУТ. Работодателят има задължение да подаде декларацията до 30-ти април на следващата година в ИТ, когато има промяна в предприятието, управителя, подразделенията на фирмата или работните места. Когато няма промяна на декларираните данни не се подава.
• Службата по трудова медицина препоръчва профилактични медицински прегледи на работещите, в съответствие с изискванията на Закона за здравето и Закона за здравословни и безопасни условия на труд;
• За фирми с над 50 служители се издават документи, регистриращи дейността на Комитета по условия на труд, определят се места за трудоустроени лица и места по Закона за хората с увреждания до 30 януари всяка година.

Също са ви необходими – книги за първоначален, на работно място, периодичен и извънреден и при необходимост и ежедневен инструктаж за безопасност на персонала. Първоначалният инструктаж се извършва при постъпване на работа.
Периодичният може да е на 3 или 12 месеца.
Ежедневният се прилага при производства, строежи и др., а извънредният, когато се очаква да възникнат спешни непредвидени ситуации на работното място. Задължение на работодателя е да изготви програма за провеждане на инструктаж и заповед за лицата, които са обучени да го проведат.

Досиетата на служителите. Важните елементи от състава на едно лично трудово досие на работник са:

• Заявление за назначаване;
• Медицинско за работа;
• Трудов договор с подписи на всички места, където пише “подпис на работник”;
• Справка от НАП за подадено Уведомление по чл.62, подписано от работника;
• Служебна бележка за направен начален инструктаж на лицето за безопасни условия на труд;
• Длъжностна характеристика издадена с дата на трудовият договор;
• Допълнителни споразумения към трудовия договор и справки от НАП за подадени уведомления към споразуменията (ако по закон се налага уведомяването за промените);
• Уведомление за полагаш се годишен отпуск;
• Молби за отпуск;
• Заповеди за разрешаване на отпуска, подписани от работодателя;
• Декларация за съгласие за изплащане на заплатата по посочена от работника лична банкова сметка на основание чл.270 от КТ. Ако такава липсва, не можете да изплащате заплатата по банков път;
• Декларация от работника за не представяне на трудова книжка или друг документ, удостоверяващ трудов стаж. Ако лицето не представи документ за трудов стаж, работодателят няма възможност да начисли процент за прослужено време и професионален стаж;
• Всички болнични листове на служителя и лични негови декларации свързани с получаване на обезщетения от НОИ;
• Всички служебни бележки, свързани с осигурителния доход, осигурителен стаж и преизчислен годишен данък по ЗДДФЛ;
• Заповед за прекратяване на работника, подписана от него, както и справка-уведомление от НАП за удостоверяване на прекратяването;
• Подпис в дневника за издаване на трудовите книжки за получаване на оформената трудовата книжка от служителя при напускане;

Дневник за новоиздадените трудови книжки и предадените трудови книжки при напускане. Дневникът следва да е преномериран, прошнурован и с положени подпис и печат на фирмата – разделен на две части

• За издадени трудови книжки;
• За предадени оформени трудови книжки;

Книга за извънредния труд (ако във фирмата се полага извънреден труд). Води се за всеки работник име, ЕГН, часове положен извънреден труд и сумата изплатена за него.

Форма 76 (график и присъствени форми за работното време и смени на служителите).

Вътрешни правила за работна заплата.

• Общи положения за организацията на работната заплата.
• Определяне и разпределение на средствата за работна заплата.
• Определяне и изменение на основните месечни заплати.
• Определяне и изменение на допълнителните възнаграждения.
• Изчисляване на брутните месечни заплати.
• Ред и начин на изплащане на работната заплата.
• Преходни и заключителни разпоредби.

Правилник за вътрешния трудов ред.

• Общи насоки за съдържание на документа:
• Общи правила
• Основни задължения на ръководството на фирмата
• Основни задължения на работниците и служителите
• Работно време и неговото използване
• Нарушение на трудовата дисциплина и наказания.

Ведомости за работни заплати. Ако заплатите се изплащат по банков път няма необходимост служителите да се подписват собственоръчно във ведомостта за полученото заплащане.

Договор за обслужване на електрически съоръжения (ако ел. съоръженията в предприятието се обслужват от външна фирма). В случай, че имате собствен електротехнически персонал сте задължени да предоставите списък с лицата, както и документи за защитена квалификационна група по електрическа безопасност – минимално III – група. Необходимост е и наличието на списък с длъжностите които са изложени на риск при работа с електрически ток.

Когато разполагате с документите сте защитен не само при проверка от Инспекцията по труда, но сте осигурили и здравословна работна атмосфера на служителите.