Още една крачка в посока дигитализацията на административните процеси, касаещи бизнеса, вече е факт. На 27 септември 2024 г. влизат в сила нови изисквания, свързани с електронното документиране и провеждане на инструктажите по здравословни и безопасни условия на труд (ЗБУТ). Тези промени предлагат нови възможности за работодателите и обещават значителни подобрения в административната ефективност.
Безспорно, едно от големите предизвикателства пред HR отделите е организацията, провеждането и документирането на инструктажите по ЗБУТ. Сега, с новите изменения, дигитализацията на тези процеси става по-лесно осъществима и законово уредена.
Ползи за работодателите от промените в Наредба № РД-07-2
Новите правила предлагат значителни ползи за работодателите, като се очаква да доведат до намаляване на административната тежест и спестяване на разходи. С възможността за дистанционно провеждане на инструктажи и електронно документиране, се предоставя по-удобен и модерен начин за изпълнение на задълженията на работодателите.
Използването на информационни и комуникационни технологии (ИКТ) за провеждане на инструктажи създава сигурност и улеснява спазването на законовите изисквания, особено при работа от разстояние. Това също така може да повиши интереса на служителите към тази форма на организация на работния процес, като осигурява по-голяма гъвкавост.
Основни промени в Наредба № РД-07-2
- Форми за провеждане на инструктажитеПървата съществена промяна се отнася до формите за провеждане на инструктажите. Сега те могат да бъдат провеждани както присъствено на територията на предприятието, така и дистанционно чрез ИКТ. Това улеснява процесите и прави провеждането на инструктажи по-гъвкаво, особено за работещите от разстояние.
- Едновременно провеждане на начален и работен инструктажДруга значима промяна позволява на работодателите с над 50 служители да провеждат едновременно начален инструктаж и инструктаж на работното място за служителите, работещи от разстояние. Това ще намали административната тежест и ще оптимизира процеса на обучение на нови служители.
- Документиране на инструктажитеДокументирането на инструктажите също претърпява промени. Вече е възможно записването в книги за инструктажи на хартиен носител или чрез електронни документи. Електронното документиране е в съответствие с Регламент (ЕС) № 910/2014 и предлага по-голяма сигурност и проследимост на информацията. Хартиените книги за инструктаж, които са използвани до момента, трябва да се съхраняват за срок от поне 5 години.
- Отпадане на служебните бележки за проведен начален инструктажЧетвъртата промяна касае отпадането на служебните бележки за проведен начален инструктаж. Независимо от формата на провеждане на инструктажите, работодателят вече няма задължение да издава и съхранява тези бележки. Това ще улесни процеса и ще намали обема на документацията, която трябва да бъде водена и съхранявана.
Откъде да започнем с внедряването на дистанционни и електронни инструкции?
Внедряването на новите правила изисква определена подготовка. Най-важно е работодателят да вземе информирано решение дали и как да използва новите възможности за дистанционно провеждане на инструктажи. Важно е също така да се работи в тясно сътрудничество със службата по трудова медицина (СТМ), която да предостави необходимите насоки и съвети.
1. Внедряване на електронно трудово досие
Ако все още не сте въвели електронно трудово досие, това е важна стъпка за пълноценното използване на новите възможности за документиране на инструктажи. Изберете доставчик, който предлага решение, напълно съобразено с българското законодателство, и който предлага лесно внедряване и добра техническа поддръжка. Съгласно законовите изисквания, работодателят трябва да подписва всички документи с квалифициран електронен подпис.
2. Подготовка на документите
След като решите да внедрите дистанционни или електронни инструкции, е необходимо да оформите документалната част на процеса. Тук влизат изменения в Правилника за вътрешния трудов ред (ПВТР), заповеди, програми, инструкции и други документи, които касаят организацията на инструктажите.
Едно от ключовите задължения на работодателя е да определи писмени правила за провеждането на дистанционните инструктажи. Тези правила включват вида на използваните технологии, реда и условията за провеждане на инструктажите, както и осигуряването на тяхната сигурност.
3. Добавяне на нови книги за инструктаж
Ако все още използвате хартиени книги за инструктажи, може да се наложи тяхната подмяна, за да се съобразите с новите изисквания. Старите книги, които вече са попълнени, трябва да се съхраняват и архивират за поне 5 години. Електронните документи за инструктажи също следва да бъдат съхранявани по начин, който не позволява тяхното случайно или незаконно унищожаване.
4. Внедряване на новите правила
Преди реалното провеждане на инструктажи по новите правила е необходимо всички работещи да бъдат предварително запознати с тях. Това ще гарантира, че служителите разполагат с необходимата информация и могат да използват информационните технологии правилно по време на инструктажите.
Заключение
Промените в Наредба № РД-07-2 са още една стъпка в посока дигитализацията на административните процеси и осигуряването на по-гъвкави условия за работа, включително при провеждане на инструктажи по безопасност и здраве при работа. Тези нововъведения не само улесняват процеса на провеждане на инструктажи, но и гарантират по-високо ниво на сигурност и ефективност.
Внедряването на електронно документиране и дистанционни форми на обучение е в крак със съвременните тенденции и предоставя на работодателите и служителите по-добри условия за спазване на законовите изисквания, като същевременно намалява административната тежест. Важно е всяка компания да извърши необходимите стъпки, за да адаптира своите вътрешни процеси към новите правила, и по този начин да гарантира безопасността и доброто здраве на своите служители.
Прочетете още: