Осигуряване на съответствие с промените в Наредбата за инструктажите
Промените в Наредба № РД-07-2 от 16.12.2009 г. за условията и реда за провеждането на периодично обучение и инструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд вече са в сила от 27.09.2024г.
От 27 септември 2024 г. влизат в сила измененията в Наредба № РД-07-2 от 16 декември 2009 г., която определя условията и реда за провеждане на периодично обучение и инструктаж на работниците и служителите по правилата за осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд. Тези промени оказват влияние върху начина, по който работодателите трябва да организират и документират инструктажите на работното място.
Стъпки за осигуряване на съответствие с новите изисквания
Ако не провеждате инструктажи без дистанционна форма
Нови образци на книги за инструктаж
Основната промяна е свързана с въвеждането на нови образци на книги за инструктажи, които влизат в сила от 27 септември 2024 г. Всички документи, свързани с провеждането на инструктажи, трябва да бъдат водени съобразно Приложение № 1 от Наредбата. Това означава, че новите книги са задължителни за всички видове инструктажи, които ще се провеждат след тази дата.
Всички книги за инструктаж след 27.09.2024 г. следва са бъдат отговарят на Приложение № 1 от Наредбата:
Книга за начален инструктаж в сила от 27.09.2024 г.
Отпадане на служебната бележка
От 27 септември 2024 г. отпада изискването за издаване на служебна бележка за проведен начален инструктаж на новоназначени служители. Съществуващите бележки, издадени преди тази дата, трябва да останат част от трудовото досие на служителите.
Съвместяване на началния инструктаж и инструктажа на работното място
Наредбата предоставя възможност за съвместяване на началния инструктаж и инструктажа на работното място в предприятия с по-малко от 50 служители или с ограничен обем на дейности. Това важи и за служители, които работят от разстояние. Съвместяването означава, че инструктажите се провеждат едновременно, но трябва да бъдат документирани поотделно, за да се спазват изискванията на Инспекцията по труда.
- Ако планирате въвеждане на дистанционна форма за провеждане на инструктажи
Измененията в Наредбата въвеждат дългоочакваната възможност инструктажите да се провеждат дистанционно чрез използване на информационни и комуникационни технологии. За работодателите, които искат да внедрят дистанционна форма за провеждане на инструктажи, са предвидени някои важни стъпки:
- Актуализиране на заповедите за инструктажите: Работодателите трябва да актуализират своите заповеди, свързани с видовете инструктажи, като изрично упоменат как ще се провеждат – присъствено, дистанционно или комбинирано. Трябва също да се опише начинът на документиране – в книги за инструктажи или чрез електронни документи.
- Утвърждаване на правила за дистанционно провеждане на инструктажи: Работодателите трябва да утвърдят вътрешни правила за дистанционно провеждане на инструктажи, които да включват използваните технологии, както и реда и условията за тяхното приложение. Служителите трябва да бъдат информирани за тези правила, за да са наясно с процеса.
- Осигуряване на инструкции за документиране: Работодателите трябва да предоставят на служителите инструкции за правилно документиране на инструктажа, като се осигури яснота относно процеса още преди началото на инструктажа.
- Създаване на електронни документи съгласно европейските регламенти: Документацията за проведените инструктажи трябва да бъде създадена в съответствие с Регламент (ЕС) № 910/2014 относно електронната идентификация и Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги. Това включва използването на електронен подпис за удостоверяване на инструктажите.
- Осигуряване на електронни подписи и обучение: Работодателят трябва да осигури финансови ресурси за закупуване и обучение за използване на усъвършенстван или квалифициран електронен подпис. Това е отговорност на работодателя и се осигурява на негови разноски.
- Съхранение на електронни документи: Всички документи за проведените инструктажи, независимо дали са на хартиен носител или в електронен формат, трябва да бъдат съхранявани в трудовите досиета на служителите, спазвайки всички изисквания за тяхното съхранение и сигурност.
Документиране на инструктажи в присъствена и дистанционна форма
Наредбата допуска също комбиниране на присъствени и дистанционни форми на провеждане на инструктажи. Например, инструктажът може да бъде проведен дистанционно, а по-късно да се документира чрез подпис на хартиен носител. Няма пречка и присъствен инструктаж да се документира електронно. Въпреки това, препоръчително е дистанционно проведен инструктаж да бъде документиран електронно, за да се избегнат забавяния или затруднения, свързани със събиране на подписи на хартия.
Практически съвети за работодатели
- Планиране на адаптационни действия: Работодателите трябва да се запознаят добре с новите изисквания и да планират своевременни мерки за адаптация, включително закупуване на нови книги за инструктаж и осигуряване на обучение за служителите относно новите начини на документиране.
- Осигуряване на съответствие с нормативните изисквания: Съхранението на документи, проведените инструктажи и формите на тяхното документиране трябва да бъдат в пълно съответствие с новите изисквания, за да се избегнат санкции от Инспекцията по труда.
Въвеждането на измененията в Наредбата за инструктажите е важна стъпка към модернизиране на процесите по безопасност и здраве при работа, предоставяйки на работодателите по-голяма гъвкавост и възможност за по-ефективна организация на тези дейности. Спазването на новите правила и тяхното правилно документиране ще допринесат за по-висока сигурност и отчетност при провеждането на инструктажи, както за присъствени, така и за дистанционни форми на работа.
Прочетете още: